Cómo plantear preocupaciones de cumplimiento. Cómo se tramitan las denuncias

¿Por qué es importante comunicar posibles infracciones de cumplimiento?

En Big valoramos la autonomía y la responsabilidad individual, y confiamos en que todas las personas que forman parte de la organización actúen con integridad. Abordar abiertamente posibles problemas o conductas irregulares es algo que consideramos positivo y necesario para proteger a la compañía, a nuestros equipos y a nuestro entorno de trabajo.

La dirección de Big promueve un entorno en el que cualquier persona pueda expresar inquietudes, plantear dudas o señalar comportamientos que puedan resultar contrarios a la normativa o a nuestras políticas internas, sin temor a consecuencias negativas. Fomentamos el pensamiento crítico, el diálogo constructivo y la transparencia como pilares de una cultura ética sólida.

Hablar con libertad y sin reservas permite prevenir conductas indebidas, o detectarlas y corregirlas de forma temprana cuando se producen. Los responsables de equipo y la dirección tienen la obligación de escuchar, apoyar y tratar todas las preocupaciones de manera justa, imparcial y respetuosa.

El compromiso de Big es claro: crear un entorno seguro donde comunicar es un acto de responsabilidad, no un riesgo.

¿Qué es una infracción de cumplimiento?

En Big animamos tanto a empleados como a colaboradores y terceros a comunicar cualquier preocupación relacionada con posibles incumplimientos normativos o éticos. Una infracción de cumplimiento es cualquier acción u omisión, ya sea intencionada o por negligencia, que suponga una vulneración de:

• la ley o la normativa aplicable,
• las obligaciones regulatorias,
• o las políticas internas de Big (como el Código Ético, las políticas corporativas o los procedimientos internos).

Entre los ejemplos de infracciones de cumplimiento se incluyen, entre otros:

• Actos fraudulentos: corrupción, fraude, malversación, robo o apropiación indebida.
• Infracciones de normativa de competencia, comercio o contratación pública.
• Vulneraciones de derechos fundamentales: acoso, discriminación, trato degradante o violación de la normativa laboral.
• Incumplimientos de normativa medioambiental.
• Divulgación indebida de información confidencial.
• Conductas que generen perjuicios económicos para Big.
• Acciones que dañen la reputación de la compañía o puedan derivar en sanciones, exclusiones de contratos o pérdida de clientes.
• Situaciones que impliquen la intervención de autoridades regulatorias o judiciales.
• Incumplimientos del deber de supervisión por parte de directivos o responsables.
• Deficiencias graves en los controles internos que den lugar a incumplimientos legales o de políticas internas.

Obligación de comunicar infracciones graves

Las personas que, por su función o responsabilidad, tengan un papel relevante en la supervisión del cumplimiento normativo deberán comunicar de forma inmediata cualquier indicio o sospecha razonable de una infracción grave a la persona responsable del Sistema Interno de Información de Big.

¿Cómo puedo comunicar mis preocupaciones relativas al cumplimiento?

Elección del canal adecuado

Siempre que sea posible, se recomienda plantear las preocupaciones inicialmente a través de los canales internos habituales, como:

• el departamento de Recursos Humanos,
• la persona responsable de Cumplimiento,
• la dirección o responsables del área correspondiente.

Si no se siente cómodo utilizando estos canales, o si la comunicación previa no ha tenido efecto, puede utilizar cualquiera de los canales formales de información que Big pone a disposición de empleados y terceros. Todas las comunicaciones recibidas a través de estos canales serán tratadas conforme a los principios de confidencialidad, imparcialidad y protección del informante establecidos en esta guía.

¿Cómo puedo comunicar mis preocupaciones y qué información mínima debo aportar?

Si lo desea, también puede solicitar mantener una reunión presencial con la persona responsable del Sistema Interno de Información de Big para exponer su preocupación de forma directa y confidencial.

Si aun así prefiere no utilizar los canales internos de Big, la normativa española permite dirigirse a los órganos externos de información competentes, como la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.). Estos canales pueden utilizarse de manera alternativa o complementaria al canal interno.

Información mínima requerida

Para que Big pueda realizar una revisión eficaz y, en su caso, adoptar las medidas oportunas, es importante que la comunicación incluya, en la medida de lo posible, la siguiente información:

• Identificación del área, proyecto o unidad de Big a la que se refieren los hechos.
• Descripción detallada de la situación, indicando qué ocurrió, quiénes están implicados, cuándo sucedió, cómo se produjo, si continúa en curso y cualquier otro dato relevante. Las descripciones excesivamente genéricas o sin hechos concretos suelen impedir iniciar una investigación.
• Indicación de si la preocupación ya se ha planteado previamente a nivel interno y cuál fue el resultado.
• Disponibilidad para responder a preguntas adicionales, en caso de que haya facilitado datos de contacto. Si utiliza el formulario telemático, podrá consultar actualizaciones y responder a solicitudes de información adicional.

¿Cómo se tramita mi comunicación? ¿Quién tendrá acceso a ella?

El área de Cumplimiento de Big es la responsable de gestionar el Sistema Interno de Información. Este departamento recibe las comunicaciones, coordina su análisis y, cuando procede, impulsa las investigaciones o medidas de seguimiento necesarias.

Solo las personas específicamente designadas dentro del área de Cumplimiento tendrán acceso a las comunicaciones recibidas. Estas personas actúan con independencia, cuentan con la formación adecuada y no tienen conflictos de interés con otras funciones dentro de la organización.

Big garantiza que todo el proceso se desarrolla bajo los principios de confidencialidad, imparcialidad, protección del informante y respeto a los derechos de todas las personas implicadas.

Confidencialidad y principio de “necesidad de saber”

Toda la información recibida a través del Sistema Interno de Información —incluyendo cualquier dato personal— se tratará bajo el principio de estricta necesidad de saber. Esto significa que únicamente se compartirá con aquellas personas cuya intervención sea imprescindible para realizar la evaluación inicial, llevar a cabo la investigación o adoptar las medidas de seguimiento necesarias, siempre conforme a la normativa de protección de datos aplicable.

Todas las personas de Big que, por sus funciones, puedan tener acceso a información relacionada con una comunicación de cumplimiento están sujetas a una obligación estricta de confidencialidad, incluso frente a otros empleados de la compañía.

Datos sobre el informante

La identidad y los datos personales del informante se mantendrán confidenciales durante todo el proceso. Esta información solo podrá revelarse:

• Con el consentimiento expreso y por escrito del informante, cuando sea imprescindible para continuar la revisión, la investigación o las medidas de seguimiento.
• Cuando exista una obligación legal de comunicar la información a autoridades externas, como en procedimientos administrativos, sancionadores o judiciales. En estos casos, se informará previamente al informante siempre que ello no comprometa la investigación o el procedimiento.
• Cuando se haya facilitado información falsa de manera intencionada o con negligencia grave, pudiendo derivarse responsabilidades.

Datos de las personas señaladas en la comunicación

La identidad y los datos personales de las personas afectadas por la comunicación también serán tratados con máxima reserva y cuidado. Esta información únicamente se compartirá:

• Con el consentimiento de la persona afectada, o
• Cuando sea necesario para permitir la revisión interna, la investigación o la adopción de medidas de seguimiento, y solo con quienes tengan una necesidad legítima de conocerla, o
• En el marco de procedimientos judiciales, penales o sancionadores, cuando así lo exija la normativa.

¿Qué ocurre después de enviar mi comunicación?

Confirmación de recepción

• Recibirá una confirmación de que su comunicación ha sido recibida en un plazo máximo de siete días.
• Esta confirmación podrá realizarse por correo electrónico o a través del propio canal telemático, según el medio utilizado.

Posibles solicitudes de información adicional

Es posible que el área de Cumplimiento necesite aclarar o ampliar la información facilitada.

Si ha proporcionado datos de contacto, se le podrá solicitar información adicional para continuar con la evaluación o la investigación.

Plazo de respuesta

• En general, recibirá información sobre el resultado de su comunicación en un plazo máximo de tres meses desde la confirmación de recepción.
• En casos especialmente complejos, este plazo podrá ampliarse hasta seis meses, conforme a lo permitido por la normativa.
• Información que puede compartirse con usted
• Big solo podrá facilitarle información que no comprometa la investigación, no afecte a terceros ni vulnere derechos de las personas implicadas.
• Por este motivo, no se podrán comunicar detalles como la adopción de medidas disciplinarias concretas.
• Cuando no sea posible continuar con la comunicación
• También se le informará si, por motivos justificados, no es posible dar seguimiento a la comunicación o no procede adoptar medidas.

Evaluación inicial

El área de Cumplimiento realizará una primera valoración para determinar si la comunicación contiene información suficiente para iniciar actuaciones.

Si la información es insuficiente y es posible contactar con el informante, se solicitarán aclaraciones.

La comunicación podrá archivarse si:

• no contiene datos mínimos que permitan avanzar,
• no es posible contactar con el informante para solicitar más información,
• o no se recibe respuesta a las solicitudes de aclaración.

Investigación

El área de Cumplimiento determinará quién debe llevar a cabo la investigación interna (por ejemplo, personal designado de RR. HH., Auditoría o responsables de área).

El equipo asignado verificará los hechos, recabará información y evaluará la existencia de indicios suficientes.

Medidas en caso de confirmarse una infracción

Si se confirma una infracción de cumplimiento, Big valorará las medidas correctoras o disciplinarias que correspondan.

Las decisiones se basarán en una revisión objetiva de los hechos y se adoptarán conforme a la legislación aplicable y a las políticas internas de la compañía.

Documentación

El área de Cumplimiento documentará la evaluación inicial, la investigación (si procede) y las medidas adoptadas en un sistema seguro de gestión de casos.

La documentación se conservará durante los plazos establecidos por la normativa de protección de datos y por las obligaciones legales de conservación.

¿Cuáles son mis derechos como informante?

Protección del informante

Big no tolerará ningún tipo de intimidación ni represalia contra quienes comuniquen de buena fe una posible conducta irregular.

Actuar de buena fe significa que la persona informante cree razonablemente que la información facilitada es cierta, independientemente de que la investigación posterior confirme o no los hechos.

Se consideran represalias, entre otros ejemplos:

• medidas disciplinarias injustificadas,
• degradaciones o denegación de ascensos,
• modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo motivadas por la comunicación realizada.

Las personas con capacidad para adoptar decisiones que afecten al informante serán informadas de que las represalias están estrictamente prohibidas.

Si cree que ha sufrido represalias tras comunicar una posible infracción, o si observa que otra persona las está sufriendo, debe comunicarlo inmediatamente a la persona responsable del Sistema Interno de Información de Big.

Toda comunicación relativa a posibles represalias será analizada e investigada conforme a los procedimientos establecidos. Las represalias constituyen, por sí mismas, una infracción de cumplimiento.

¿Cuáles son mis derechos si soy la persona afectada por la comunicación?

Derechos procesales de las personas señaladas

• Se aplica el principio de presunción de inocencia.
• La persona afectada será informada de las alegaciones en su contra y tendrá la oportunidad de ofrecer su versión de los hechos tan pronto como sea posible, siempre que ello no comprometa la investigación ni ponga en riesgo la confidencialidad del informante.

Principios aplicables a las medidas disciplinarias

Cualquier medida disciplinaria deberá adoptarse sin conflictos de interés (por ejemplo, relaciones personales, jerárquicas o económicas que puedan influir en la decisión).

Big garantizará que las decisiones disciplinarias se adopten mediante un procedimiento transparente, documentado y verificable.

La determinación de las medidas adecuadas tendrá en cuenta:

• la gravedad de la infracción,
• las circunstancias del caso,
• las consecuencias generadas,
• y la normativa laboral aplicable.

Se valorarán tanto los factores atenuantes como los agravantes antes de adoptar cualquier decisión.

¿Qué ocurre si presento una comunicación errónea o deliberadamente falsa?

Comunicaciones erróneas realizadas de buena fe

Las personas que comuniquen una posible conducta irregular de buena fe estarán protegidas frente a cualquier tipo de represalia, incluso si la investigación concluye que los hechos finalmente no se confirman.

Actuar de buena fe significa que la persona informante cree razonablemente que la información facilitada es cierta en el momento de comunicarla.

Comunicaciones deliberadamente falsas

Presentar una comunicación a sabiendas de que es falsa, con la intención de perjudicar a otra persona o manipular el proceso, constituye una infracción de cumplimiento.

Este tipo de actuaciones podrá dar lugar a las medidas disciplinarias o legales que correspondan.

Contacto

Si tiene dudas sobre el funcionamiento del Sistema Interno de Información, el tratamiento de las comunicaciones o sus derechos como informante o persona afectada, puede ponerse en contacto con el área de Cumplimiento de Big a través de:

• Correo electrónico: cumplimiento@bigseo.com
• Canal telemático: disponible en la plataforma del Sistema Interno de Información
• Reunión presencial: previa solicitud a la persona responsable del sistema

Si considera que su comunicación no ha sido tratada adecuadamente o prefiere dirigirse a un canal externo, puede acudir a los órganos competentes previstos en la Ley 2/2023, como la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.).